- організація роботи та контроль за виконанням вимог Типової інструкції з діловодства в органах прокуратури України, регламенту прокуратури області, наказів керівництва прокуратури, що стосуються питань діловодства.
- здійснення перевірок стану організації діловодства та надання практичної допомоги з цих питань.
- проведення стажування державних службовців, які забезпечують ведення діловодства у місцевих прокуратурах.
- ведення обліку вхідної, внутрішньої та вихідної кореспонденції відділу документального забезпечення у відповідних книгах обліку та в автоматизованій системі електронного документообігу.
- організація складання номенклатури справ відділу документального забезпечення та надання у відділ номенклатур справ структурних підрозділів та місцевих прокуратур для складання зведеної номенклатури справ прокуратури області, передачі її для розгляду та погодження експертній комісії (надалі ЕК) прокуратури області, експертно-перевірній комісії (надалі ЕПК) Державного архіву Львівської області та для затвердження прокурору області.
- підготовка зведення про документообіг вхідних, внутрішніх та вихідних документів відділу документального забезпечення прокуратури області, апарату прокуратури області і місцевих прокуратур.
- організація роботи щодо проведення структурними підрозділами та місцевими прокуратурами описів справ постійного, тривалого, тимчасового зберігання та з особового складу для складання зведених описів справ та подачі їх для розгляду ЕК прокуратури області та ЕПК Державного архіву Львівської області.
- ведення журналів обліку документів і видань з грифом «Для службового користування».
- здійснення перевірок наявності та фізичного стану документів і справ з грифом «Для службового користування».
- складення переліку індексів структурних підрозділів прокуратури області та подання його для затвердження прокурору області.
- контроль за станом дотримання трудової та виконавської дисципліни працівниками служби діловодства.
- ведення табелю обліку використання робочого часу працівників відділу документального забезпечення прокуратури області.
- виконання інших обов’язків за дорученням керівника прокуратури в межах завдань, що покладаються на відділ документального забезпечення.
|